Lễ tân là ai? Mô tả công việc lễ tân khách sạn

Life New, Tháng Ba 28, 2018

Bộ phận Lễ tân thường được ví như “bộ mặt” khách sạn, là những người mà khách hàng sẽ gặp đầu tiên và cuối cùng khi đến và đi khỏi khách sạn. Đây cũng là vị trí được nhiều bạn trẻ muốn làm việc vì sự năng động, chuyên nghiệp. Vậy Lễ tân làm công việc gì? Cùng tìm hiểu kỹ hơn về bộ phận này qua bài viết dưới đây.

Khi đến khách sạn thì bộ phận đầu tiên chúng ta tiếp xúc, làm thủ tục check in đó chính là Lễ tân. Trong suốt thời gian lưu trú tại khách sạn, mọi thắc mắc, phản hồi về dịch vụ… cũng đều do Lễ tân giải đáp. Khi ra về, bạn cũng phải đến bộ phận Lễ tân để làm thủ tục check out. Có thể nói, đây là bộ phận quan trọng nhất của khách sạn, là một đầu mối tiếp nhận và xử lý, chuyển giao các thông tin từ khách hàng, đối tác và các bộ phận trong nhà hàng, nhằm mang đến cho khách hàng sự hài lòng cao nhất. Tác phong, cách làm việc của nhân viên Lễ tân… ảnh hưởng rất lớn để trải nghiệm của khách hàng. Vậy công việc của Lễ tân cụ thể là gì?

Mô tả công việc lễ tân khách sạn

Lễ tân được ví như “bộ mặt” của khách sạn, nơi để khách hàng check in, check out – Ảnh: Internet

Công việc của Lễ tân khách sạn gồm:

1. Quy trình giao ca làm việc:

– Khi đến nhận ca làm việc, nhân viên Lễ tân nhận sổ bàn giao công việc, gồm: đồ đạc, các công việc cần thực hiện cho khách, tiền đặt cọc, tiền quỹ… của ca trước.
– Nếu làm ca sáng, Lễ tân phải kiểm tra còn bao nhiêu phòng check out, bao nhiêu phòng check in, những phòng nào check in sớm, những phòng nào check out trễ. Nếu là Lễ tân ca chiều thì kiểm tra còn phòng nào chưa check out hoặc check out trễ. Tham khảo thêm những thông tin, kiến thức về các nghề trong lĩnh vực kinh doanh nhà hàng khách sạn tại đây.

2. Chuẩn bị trước khi đón khách

– Dựa vào bản danh sách đặt phòng mà bộ phận đặt phòng chuyển qua, nhân viên Lễ tân nắm những thông tin của khách để chuẩn bị đón khách.
– Kiểm tra lại với bộ phận Housekeeping để chắc rằng phòng đã được dọn sạch.

3. Làm thủ tục check in cho khách

– Chào khách và hỏi khách đã đặt phòng chưa.
– Nếu khách đã đặt phòng thì hỏi tên khách, tên công ty, người đặt cho khách và xác nhận lại trên máy

tính. Nếu khách có trong danh sách đặt phòng thì nhắc lại những thông tin về thời gian lưu trú, các dịch vụ mà khách đã đặt, đặt tour… để khách xác nhận lại. Còn nếu không có tên khách trong danh sách thì báo lại với bộ phận đặt phòng để xử lý.

– Với khách chưa đặt phòng thì giới thiệu những phòng còn trống để khách lựa chọn.
– Làm thủ tục check in.

Nhân viên lễ tân

Nhân viên Lễ tân thực hiện các thủ tục check in cho khách lưu trú – Ảnh: Internet

4. Khai báo tạm trú cho khách

Sau khi đã check in khách xong, Lễ tân nhập những thông tin cần thiết của khách vào phần mềm tạm trú. Đến khoảng 21h, Lễ tân ca đêm in ra danh sách khách lưu trú trong ngày, kiểm tra lại có bao nhiêu khách nước ngoài, có bao nhiêu khách Việt, bao nhiêu vợ chồng, khách nam, khách nữ, tổng khách lưu trú để khai báo tạm trú cho khách.

5. Tư vấn, giới thiệu khách sử dụng những dịch vụ của khách sạn và cung cấp cho khách những thông tin cần thiết.

6. Phối hợp với các bộ phận liên quan giải quyết các phàn nàn của khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn.

7. Check out cho khách:

  • Khi trả phòng, khách sẽ giao lại chìa khóa phòng cho Lễ tân.
  • Lễ tân liên hệ với bộ phận Buồng phòng để kiểm tra khách có dùng gì trong mini bar không. Nếu khách có dùng thì ghi vào cột ghi chú trong danh sách check out và nhập số tiền vào máy. Xác nhận lại những dịch vụ mà khách đã sử dụng trong thời gian lưu trú tại khách sạn.
  • In hóa đơn, thông báo số tiền cần thanh toán cho và nhận tiền của khách.
  • Trả lại chứng minh nhân dân hoặc Passport cho khách và chào khách ra về.

Đó là những công việc cụ thể của nhân viên Lễ tân khách sạn sẽ làm hằng ngày. Để có thể làm việc tốt ở bộ phận này, bạn phải là người có kỹ năng giao tiếp tốt, ngoại hình sáng sủa, yêu cầu trình độ ngoại ngữ (phù hợp với tiêu chuẩn xếp hàng khách sạn trên thế giới: 5 sao, 4 sao, 3 sao)…

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *